Vad är InfoCaption Guide?

Guiderna är kärnan i InfoCaption. InfoCaptions e-guider är ett kostnadseffektivt hjälpmedel vid exempelvis internutbildning, och hjälper de som vill dela med sig av sin kunskap att göra det. Samtidigt hjälper guiderna de som letar efter information att hitta den, och att få den presenterad på ett lättbegripligt sätt. De som till exempel vet hur en arbetsuppgift går till kan enkelt beskriva sina egna arbetssätt eller arbetsmoment genom att skapa interaktiva guider. Guiderna kan bestå av text och bild, skärminspelningar eller videofilmer. De kan vara utformade som kunskapstester eller handböcker, beroende på vad du vill förmedla. Guiderna kan sedan användas för att informera nya användare om hur man använder ett helt nytt system eller som stöd för erfarna användare som behöver hjälp med delar av ett arbetsmoment.

 

 

 

Varför InfoCaption Guide?

j

Skapas av de som vet

Vi på InfoCaption tror inte på avancerade verktyg som ett fåtal i organisationen har tillgång till. Det ska vara enkelt att beskriva något med en guide, och därför bygger vår licensmodell på att det inte ska finnas några hinder för att sätta igång nya producenter.

i

Samlat grepp

Med InfoCaption kan du inte bara skapa guider – systemet ser också till att materialet du skapar blir tillgängligt och kommer till nytta. Alla guider samlas nämligen på en söksida för att användarna ska kunna hitta det stöd de behöver på ett och samma ställe.

R

Uppdaterat material

Varje guide som produceras får ett unikt ID vilket gör att när guiden behöver uppdateras, exempelvis vid en ny version av ett system, behöver man inte ge användarna något nytt material – länken är alltid densamma!

InfoCaption är navet för informationsspridning i Kumla kommun. Här finns guider och kurser om allt från det man behöver veta som nyanställd till hur vård- och omsorgspersonal skriver en genomförandeplan. Utbudet av guider utökas ständigt och byggs upp av den expertis som finns i varje verksamhet. Med InfoCaption sparar våra medarbetare tid – både de som letar efter information och de som vill dela med sig av sin kunskap.

Håkan Cederqvist

IKT-pedagog, Kumla Kommun

Olika typer av guider

Steg-för-steg-guider

Genom att spela in skärmen skapar du enkelt steg som du sätter ihop till en pedagogisk instruktionsguide. Inspelningen kan redigeras och förtydligas med text, markörer och ljud. Att skapa en guide är så enkelt att det inte tar mycket längre tid än att visa hur man utför uppgiften. Steg-för-steg-guiderna hjälper användarna att utföra en viss uppgift i ett system genom att visa precis hur man ska göra steg för steg, men utan att tvinga någon att titta på sådant man redan känner till. Man tittar bara på de steg man behöver, och får den hjälp man behöver.  
Se exempel

Textguider

Textguider är tydliga ”text-och-bild-baserade instruktioner” som produceras och redigeras effektivt genom att kombinera text, bilder, skärmdumpar och steg-för-steg-guider. Med det inbyggda verktyget ”Hot spot” kan du förklara olika fält i ett system. Textguideverktyget hjälper er också att ta till vara era PDF- och Word-dokument genom att publicera dem på söksidan – alla på en gång.
Se exempel

Kunskapstester

I ett kunskapstest kan användarna enkelt testa sina kunskaper. Testet byggs upp av fritext-, bild- och flervalsfrågor som du kombinerar efter eget önskemål. Utifrån testresultatet skapas en individuell studieplan med guider och dokument som användaren rekommenderas att titta på lite extra. Användarnas resultat i testerna kan också följas upp med hjälp av komponenten Track.    
Se exempel

Översikter

Guiderna kan paketeras på olika sätt för att nå en viss målgrupp eller för att komma ut med ett budskap. Kombinera exempelvis ihop en handbok för nyanställda eller en översikt inför implementeringen av ett nytt system. Varje paket får en unik länk, och uppdateras automatiskt när du ändrar i någon av de ingående guiderna.    
Se exempel

Videoguider

Importera videofilmer, eller filma med din mobilkamera. Resultatet blir steg-för-steg-guider som visar hur uppgifter utförs i verkliga livet.      
Se exempel

Att skapa guider

När man gör filmer kan man på ett enkelt sätt förklara väldigt mycket. Skulle man förklara samma sak i text så skulle det bli ganska jobbigt för folk att ta till sig. Eftersom vi delar upp filmerna i steg kan man lätt repetera just den halvminuten som är intressant istället för att spola fram och tillbaka, som man måste göra i långa filmer.

Anders Heyle

IT-pedagog, MSB


 Att presentera guiderna för slutanvändarna

Skicka länkar

Skicka en direktlänk till en guide till en användare som undrar hur man utför en uppgift.

Söksidor

Alla guider samlas på en söksida för att användarna ska kunna hitta det stöd de behöver. InfoCaptions sökmotor sorterar resultaten på relevans vilket innebär att användarna snabbt och enkelt hittar vägledning för det de behöver hjälp med. Med några klick kan söksidan anpassas efter er oganisations grafiska profil.  
Se exempel

Supportportal

En supportportal skapas med några knapptryckningar genom att välja ut de widgets som är intressenta just för er.    

Inbäddade i webbsidor

Guider och söksidor bäddas enkelt in i er egen webbmiljö.  
Se exempel

Integrerade med webbsidor

Om ni vill integrera InfoCaption med ert intranät eller webbmiljö hjälper våra duktiga medarbetare gärna till.  
Se exempel

Komplettera guiderna med processer

InfoCaption blir extra kraftfullt med modulen Process
Visa mig

Styrkan med InfoCaptions processer

j

Skapas av de som vet

Precis som med guiderna tycker vi det är viktigt att process- ritandet är lättillängligt. InfoCaptions licensmodell gör det möjligt för den som faktiskt vet hur processen fungerar att också rita den – verksamheten får alltså beskriva sig själv.

Levande processer

InfoCaptions processer blir inga dokument i en pärm, och du behöver inte tänka på hur de ska sparas eller presenteras. De skapas direkt i webbläsaren och publiceras i ett sökbart gränssnitt. Därifrån är de också enkla att redigera om du skulle vilja göra förändringar i dem.

I

Visar hur man gör

Genom att länka information som till exempel guider till respektive aktivitet får medarbetarna kunskapsstöd direkt i processen – precis där de behöver det. På så sätt blir processerna extra användbara eftersom de inte bara talar om vad man ska göra utan också visar steg för steg hur man gör det.

Enkla att dela

Varje InfoCaption-process har sin unika länk. Med denna kan man enkelt dela processerna i mail och på hemsidor, och bädda in dem på exempelvis organisationens intranät.

Sedan vi började med InfoCaption Process har arbetet med processer blivit enklare, och det behöver inte styras och läras ut i lika stor omfattning. Tack vare enkelheten i verktyget behöver vi inte använda oss av processexperter på våra bolag. Den som vet hur man arbetar i processen kan också rita den!

Annica Pettersson

Process Management, Lindab

Följ upp hur organisationen lär sig med Track

Spåra användningen ända ner på individnivå

Visa mig

Vad du kan göra med hjälp av Track

R

Säkerställ kunskapsnivån

Se till att användarna har rätt kunskap innan de får tillgång till IT-systemet.

Se kursstatistik

Plocka ihop ett antal guider och ett kunskapstest till en kurs. Följ sedan upp visningar och testresultat på individnivå.

Importera kurser

Importera färdigproducerade e-learning-kurser i SCORM-format och följ upp på individnivå.


Vi gör kontroller att användarna ”kört” de guider som krävs för att få tillgång till systemen. Tiden för att administrera uppföljningen är minimal eftersom vi utnyttjar kopplingen mellan InfoCaption och kommunens användarkatalog (LDAP).

Claes Karlsson

IT-chef, Borås stad